Ростех: организация корпоративного мероприятия

Для Ростеха команда LKW Media делала новогоднее корпоративное событие. Ниже — какая была задача, что сделали, как измеряют такой проект, кому он подойдёт и что event-агентство в Москве может предложить похожим компаниям.

Какая была задача?

Новогоднее корпоративное событие в госкорпорации — не праздник ради праздника. Это коммуникация с сотрудниками и партнёрами, где важны формат, тон и соблюдение внутренних правил. Каждое решение проходит согласование, и сроки на это нужно закладывать заранее. Задача — провести событие в срок, в бюджет и с уровнем, который соответствует статусу компании. Типичный риск таких проектов — много участников процесса на стороне заказчика и подрядчиков. Организация корпоративных мероприятий в такой среде — это прежде всего управление согласованиями и сроками.

Что сделали?

Корпоративное событие вели как проект с одним ответственным. В таких проектах мы закрываем четыре блока:

1. Концепция и программа, согласованные с заказчиком.
2. Площадка, застройка, техническое обеспечение.
3. Подрядчики по программе, площадке и продакшну — с контролем на каждом этапе.
4. Логистика гостей и тайминг вечера.

Организация корпоративных мероприятий такого уровня не терпит размытой ответственности между подрядчиками. Поэтому график, бюджет и согласования ведутся в одном месте. Концепция при этом исходит из задач компании: что событие должно сказать сотрудникам и партнёрам.

Как измеряли результат?

Для корпоративного события критерии согласуются до старта: программа выполнена по таймингу, бюджет сошёлся с планом, подрядчики отработали без замечаний. Отдельно — обратная связь участников и заказчика. Если событие — часть B2B-маркетинга и на него приглашены партнёры, добавляются метрики: кто пришёл, какие контакты и договорённости появились после. Так событие получает те же правила, что и остальной маркетинг: результат определён заранее и проверяется по факту. Корпоративное событие такого уровня оценивают и по тому, насколько спокойно прошла подготовка для заказчика.

Кому подойдёт такой подход?

Крупным компаниям и корпорациям, где корпоративное событие проходит через согласования и регламенты. B2B-маркетинг через события — производственным, технологическим и финансовым компаниям, которым нужен формат для встречи с партнёрами. Подход подойдёт и среднему бизнесу, который впервые делает большое событие и хочет одного ответственного подрядчика. Типичные задачи: уложиться в бюджет, пройти внутренние согласования и получить событие, о котором говорят после. Event-агентство для таких компаний — это партнёр, который берёт на себя согласования, а не только площадку и программу.

Что мы предлагаем похожим компаниям?

Концепцию, бюджет и метрики события — стратегия и аналитика. Если события — регулярная часть B2B-маркетинга, берём их вместе с остальными каналами в маркетинг на аутсорсе. Первый созвон бесплатный. Напишите нам на странице контактов, опишите формат, число гостей и дату — мы честно скажем, подходим ли. Если нет, подскажем, кого искать. Работаем и с внутренними event-подразделениями, беря на себя часть блоков.

Сколько стоит?

Организация корпоративных мероприятий считается по смете: площадка, программа, число гостей и технические требования определяют бюджет. Фиксированного прайса на событийный продакшн нет, оценка — после первого созвона. Маркетинговые направления имеют прайс: стратегия и аналитика — 70–150 тыс. ₽ в месяц или 150–400 тыс. разово; маркетинг на аутсорсе — 250–600 тыс. ₽ в месяц, минимальный срок — три месяца. Разовая концепция события — фиксированный проект. Пилот — одно событие, по которому видно, как команда держит график, бюджет и согласования.

Почему LKW Media?

Мы не чистое event-агентство в Москве, а агентство маркетинга, которое умеет делать события. Поэтому корпоративное событие у нас встроено в задачи компании, а не живёт отдельно. Команда 20 лет работает в маркетинге B2B, B2C и B2G. Работаем по всей России. Другие события и бренды — в разделе кейсов.